Nadzór nad rynkiem produktów kosmetycznych

Nadzór nad rynkiem produktów kosmetycznych

W każdej branży istnieje zbiór regulacji, których należy przestrzegać. W przypadku produktów kosmetycznych tych przepisów i zasad jest naprawdę wiele. Dodatkowo otoczenie zewnętrzne podlega ciągłym zmianom, a ramy regulacyjne obejmują zarówno przepisy sektorowe, jak i okołosektorowe.

Cel nadrzędny? Bezpieczeństwo konsumentów.

Co rozumiemy przez przepisy sektorowe? Kosmetyki w UE reguluje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009. Niektóre wymagania dotyczące kosmetyków regulowane są na poziomie krajowym. Drugim aktem prawnym jest więc lokalna Ustawa o produktach kosmetycznych z 4 października 2018 r. To te 2 akty prawne z poziomu branżowego upoważniają Inspekcję Handlową do prowadzenia nadzoru nad rynkiem.

Rozporządzenie 1223/2009/WE przywołuje konieczność nadzoru w rozdziale VII, artykuł 22. Państwa członkowskie są zobowiązane do kontrolowania zgodności produktów kosmetycznych, które są dostępne na rynku kraju członkowskiego, z rozporządzeniem. Kontrole muszą być prowadzone w odpowiedniej skali i należycie, wykorzystując do tego celu dokumentację produktu, a w odpowiednich przypadkach, kontrole fizyczne i badania laboratoryjne na podstawie reprezentatywnych próbek.

Rozporządzenie nie może jednak narzucić członkom Unii Europejskiej, w jaki sposób prowadzić nadzór, i które kompetentne władze zaangażować. W Polsce zostało to opisane we wspominanej już ustawie o produktach kosmetycznych. Wyjaśnijmy, na czym polega ten proces.

Jaki jest sposób nadzoru kosmetyków?

Producenci kosmetyków i same produkty kosmetyczne podlegają Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Kontroluje ona warunki produkcji oraz bezpieczeństwo produktu na każdym etapie wytwarzania. Każdy producent na żądanie organów nadzoru (Państwowej Inspekcji Sanitarnej) musi udostępnić dokumentację kosmetyku na terenie UE pod adresem wskazanym na opakowaniu. Nadzór nad kosmetykami sprawuje także Inspekcja Handlowa, która kontroluje produkty znajdujące się w obrocie handlowym lub przeznaczone do wprowadzenia do sprzedaży. Sprawdza ona także oznakowanie i ewentualne zafałszowania.

Ustawa w jasny sposób precyzuje, które obowiązki nadzorowane są przez Inspekcję Sanitarną, a które przez Handlową. Z rozdziału 4. dowiadujemy się, że Państwowa Inspekcja Sanitarna kontroluje branżę z artykułów 5-7 rozporządzenia kosmetycznego 1223/2009/WE, a Inspekcja Handlowa z artykułów 6 i 7. O czym traktują te przepisy? Artykuł piąty to obowiązki osób odpowiedzialnych, szósty – obowiązki dystrybutorów, zaś siódmy dotyczy identyfikacji w łańcuchu dostaw. Rozporządzenie nakazuje identyfikować produkty według zasady „krok do przodu, krok w tył”. Zgodnie z zapisami ustawy Inspekcja Handlowa skupia swoje wysiłki na sprawdzaniu, czy dystrybutorzy przestrzegają swoich, znacznie ograniczonych względem osoby odpowiedzialnej, obowiązków. Jednakże, IH weryfikuje zgodność produktu jako całości i w razie niedopełnienia obowiązków przez osobę odpowiedzialną (najczęściej producenta), kieruje sprawę do Inspekcji Sanitarnej, która wszczyna dalsze postępowanie. W związku z powyższym kontrole inspekcji Handlowej prowadzone są w sklepach, hurtowniach, dyskontach, marketach – wszędzie tam, gdzie produkt dostępny jest dla kolejnego sprzedawcy i/lub dla konsumenta.

Kto odpowiada za spełnienie wymagań?

Za spełnienie wymagań rozporządzenia kosmetycznego odpowiada firma, która wprowadza kosmetyk do obrotu na terenie UE, czyli osoba odpowiedzialna. Część odpowiedzialności ciąży także na dystrybutorach produktów lub firmach, które zajmują się sprzedażą kosmetyków wyprodukowanych poza UE, czyli importerach.

Jakie są najważniejsze obowiązki dystrybutorów? Przede wszystkim rozporządzenie nakłada obowiązek działania z należytą starannością i weryfikacji określonych elementów produktu przed udostępnieniem do sprzedaży. Dystrybutor powinien sprawdzić, czy produkt jest właściwie oznakowany, a konkretnie, czy posiada na opakowaniu dane osoby odpowiedzialnej (np. nazwę i adres producenta), numer partii, niezbędny też jemu do śledzenia produktu w łańcuchu dostaw, oraz wykaz składników. Dlaczego jest to ważne dla dystrybutora? W momencie zakazu stosowania jakiegokolwiek składnika, produkty dostępne na jego półkach – musi zweryfikować i w odpowiednim czasie wycofać z obrotu. Jest to jego obowiązek.

Ponadto dystrybutorzy weryfikują, czy kosmetyk spełnia wymogi dotyczące języka, w którym produkt jest oznakowany. Zgodnie z naszymi krajowymi przepisami, musi to być język polski. Do obowiązków dystrybutorów należy też sprawdzanie daty trwałości produktów. Nie mogą bowiem sprzedawać kosmetyków, których termin przydatności do użycia upłynął. Do listy zadań należy dopisać jeszcze przestrzeganie warunków przechowywania i transportu produktów kosmetycznych oraz podejmowanie niezbędnych działań, takich jak wycofywanie produktów z rynku.

Powyższe informacje opisują jakie obowiązki mają dystrybutorzy, czyli kiedy cała odpowiedzialność spada na nich i nie można za te elementy winić producentów, tak jak zostało to przewidziane i zagwarantowane przepisami i teorią prawa. O kontrolach branży kosmetycznej w wymiarze praktycznym możemy dowiedzieć się więcej z dostępnych publicznie, za sprawą Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), raportów z okresowo prowadzonych kontroli Inspekcji Handlowej.    

Raport UOKiK – co trzeba o nim wiedzieć?

9 grudnia 2022 r. UOKiK wydał raport Kontrola Inspekcji Handlowej „Prawidłowość oznakowania i obrotu kosmetykami”. Kontrolą objęto kosmetyki kolorowe, w tym: cienie, szminki, pudry, podkłady, róże, itp., lakiery do paznokci i szampony do włosów. Zgodnie z planem kontroli Inspekcja Handlowa przeprowadziła aż 255 kontroli w 2022 roku.

We wspomnianym raporcie zidentyfikowano kilka niezgodności. Kwestionowano głównie oznakowanie, brak lub nieprawidłowe podanie poszczególnych elementów wymaganych rozporządzeniem kosmetycznym w artykule 19 (wykaz składników, data minimalnej trwałości, funkcja produktu, dane osoby odpowiedzialnej, numer partii, szczególne środki ostrożności, kraj pochodzenia w przypadku importu, ilość nominalna) oraz brak oznakowania w języku polskim, wymóg wynikający z zapisów ustawy o produktach kosmetycznych. Za prawidłowe oznakowanie produktu odpowiada osoba odpowiedzialna, czyli najczęściej producent lub importer. Jednak dystrybutor przed udostępnieniem produktu, powinien sprawdzić oznakowanie, przynajmniej dane osoby odpowiedzialnej, wykaz składników i numer partii.

Poza oznakowaniem, Inspekcja Handlowa zaraportowała o nielicznych przypadkach (w 4 punktach handlowych) udostępnienia produktu ze składnikiem, który został prawnie zakazany. Dlaczego tak się zdarzyło? Proces zmian regulacyjnych dla składników jest bardzo skomplikowany i wymaga współdziałania (współpracy) wszystkich uczestników łańcucha handlowego. Zwłaszcza osoby odpowiedzialnej i dystrybutorów, których w takim łańcuchu może być kilku. Łańcuch handlowy jest też łańcuchem odpowiedzialności, więc każde ogniwo ma w tym procesie swoje zadania. Kiedy zostanie zmienione prawo dla konkretnego składnika, musi zostać ono wcielone w życie. Żeby mogło się to stać, Komisja Europejska wyznacza tzw. terminy przejściowe na wprowadzanie produktów do obrotu (etap osoby odpowiedzialnej) i udostępnianie (etap dystrybucji). Terminy dla tych etapów mogą być różne, zazwyczaj więcej czasu jest na wyczyszczenie półek sklepowych, ale dla pewnych składników termin na udostępnianie i wprowadzanie do obrotu może być taki sam. Wdrożenie tego w praktyce jest szalenie trudne. Osoba odpowiedzialna musi dokonać zmian w recepturach, żeby to zrobić musi rozpocząć działania dużo wcześniej niż wynika to z terminów opublikowanych w nowych aktach prawnych. W przeciwnym razie nie byłoby możliwe, żeby zdążyć na czas. Jednak osoba odpowiedzialna nie jest w stanie zarządzić procesem wycofania produktów niezgodnych w całym łańcuchu handlowym. Dlaczego? Przede wszystkim prawo wyznacza, że śledzimy procesy handlowe według reguły „krok do przodu, krok w tył”. Producent, który jest osobą odpowiedzialną, identyfikuje zatem te miejsca handlowe, do których sprzedał produkt bezpośrednio od siebie. Jeśli jest to hurtownia, to dalej musi ona umieć prześledzić, od kogo dany produkt kupiła i komu sprzedała, aż dojdziemy do końca łańcucha, czyli konsumenta. Jeśli więc produkty z danym składnikiem muszą być wycofane, to każdy uczestnik, producent, hurtownik, aptekarz, sklepikarz musi to zrobić „u siebie”. Jeśli jednak taki produkt zostanie gdzieś zidentyfikowany, jak w przypadku kontroli opisanych w raporcie, to odpowiedzialność spada na właśnie tego przedsiębiorcę, który nie dopilnował wycofania go ze swoich półek. Nie można więc winić za to marek kosmetycznych, które wdrożyły zmiany na swoim etapie. Współpracują z dystrybutorami, ale nie są w stanie dotrzeć i zidentyfikować wszystkich, nawet najmniejszych punktów handlowych, w których mogą być one dostępne. Nie jest to też ich obowiązkiem. Postęp naukowy sprawia, że dowiadujemy się więcej o oddziaływaniu niektórych substancji chemicznych na środowisko i zdrowie człowieka. Jeśli zidentyfikowane zostanie działanie szkodliwe, podejmowane są kroki prawne, wcielane następnie w życie w warunkach rynkowych. Ze względu na duże rozproszenie sklepów i ogrom produktów, może się zdarzyć, że jakiś produkt zostanie przeoczony, warto więc sprawdzać składy, np. za pomocą aplikacji Kosmopedia.

Kolejna grupa niezgodności jest w całości przypisana dystrybutorom. Mowa tu o udostępnianiu kosmetyków na półkach sklepowych po upływie ich dat minimalnej trwałości. Sprawdzanie tych dat musi być dokonywane przez sprzedawców. Inspektorzy odnotowali 29 miejsc, w których obowiązek ten nie był należycie wykonywany.

Ostatnim elementem raportu jest zgodność deklaracji marketingowych z wymaganiami prawa. Jest to obowiązek tylko osób odpowiedzialnych, najczęściej producentów. Inspekcja wniosła 34 zastrzeżenia do deklaracji marketingowych, co stanowi tylko 2,4% wszystkich skontrolowanych produktów. Polski Związek Przemysłu Kosmetycznego od wielu lat prowadzi program Dobrych Praktyk Reklamy i wynik zgodności rynku, przedstawiony w raporcie, wskazuje na jego skuteczność.   

Warto też pamiętać, że są to „zastrzeżenia”, czyli sprawy nierozstrzygnięte. Będą one dalej analizowane we współpracy z osobą odpowiedzialną. Część z nich może zostać wyjaśniona na korzyść przedsiębiorcy. Cytując radcę prawnego, Michała Tracza z kancelarii Kieszkowska Rutkowska Kolasiński „(…) oprócz syntetycznych konkluzji opublikowany został także bardzo szczegółowy wykaz produktów, do których wniesiono zastrzeżenia. W wykazie, bez anonimizacji, są pełne dane dotyczące m.in.: nazwy produktu, jego partii, danych podmiotu odpowiedzialnego za produkt, adresu sklepu, gdzie odbyła się kontrola, rodzaju zarzucanej nieprawidłowości, np. przekroczenie daty minimalnej trwałości, rodzaju i wysokości kary. Taki sposób prezentacji zarzutów Inspekcji Handlowej budzi w szczególności jedną istotną wątpliwość. Ujęte zostały także informacje o produktach i producentach/dystrybutorach, wobec których decyzje są nieprawomocne. Co to oznacza? Przedsiębiorcy odwołali się od tych decyzji lub mogą to jeszcze zrobić. Może się zatem okazać, że zarzucenie podmiotowi X naruszenia przepisów kosmetycznych było błędem Inspekcji. Dlatego publikowanie informacji o nieprawomocnych decyzjach może budzić kontrowersje. W szczególności generuje to ryzyko, że produkty będą już funkcjonować w przestrzeni publicznej jako „produkty z nieprawidłowościami”, nawet jeżeli w ramach kontroli administracyjnej lub sądowej pierwotne zarzuty okażą się bezzasadne”.

Zatem raport budzi pewne wątpliwości – także ponieważ wskazuje konkretne produkty i ich producentów, podczas, gdy niezgodności mogą dotyczyć jedynie konkretnych partii produktu dostępnych u konkretnych dystrybutorów, którzy ich nie sprawdzili albo nie zdążyli jeszcze wycofać.

Stwierdzone nieprawidłowości dały podstawę do wydania 81 decyzji nakładających administracyjną karę pieniężną na podstawie przepisów ustawy o produktach kosmetycznych, łącznie na 67 350 zł.

Odpowiednia kontrola rynku jest niezbędna w każdej branży. Każdy przedsiębiorca, zarówno osoba odpowiedzialna i dystrybutor, może popełnić błąd i wykryć tę niezgodność podczas kontroli. Pomaga to uszczelnić procesy i uniknąć podobnych błędów w przyszłości. Rozporządzenie kosmetyczne 1223/2009/WE i ustawa o produktach kosmetycznych odnoszą się do wszystkich podmiotów uczestniczących w łańcuchu handlowym, dlatego też niezbędna jest znajomość obu aktów, wynikających z nich obowiązków oraz opracowanie procedur, które pozwolą na ich przestrzeganie. I producenci, i dystrybutorzy muszą posiadać odpowiednią ekspertyzę w swoich obszarach oraz współpracować ze sobą w łańcuchu odpowiedzialności, by błędów i niezgodności było jak najmniej.   

# Raporty tematyczne
loki joanna

OFERTY PRACY

Sprawdź i aplikuj!

Communication Manager (kosmetyki naturalne) - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: New Approach Product Manager/Brand Manager Oferta pracy: Specjalista/Specjalistka ds. Trade Marketingu - Paese Oferta pracy: Business Development Manager - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: MG Evolution - Dyrektor Handlowy Oferta pracy: MG Evolution - Content Manager Oferta pracy: Junior Brand Manager - Only Bio Oferta pracy: Starszy Specjalista ds. e-commerce - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: Parfum Company - Key Account Manager Oferta pracy: Hagi Cosmetics - Dyrektor Marketingu Oferta pracy: Junior Brand Manager - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: Silcare - Specjalista ds. wdrożeń produktów kosmetycznych Oferta pracy: Senior Key Account Manager - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: be BIO Ewa Chodakowska Brand/Product Manager Oferta pracy: Nacomi - Junior Product Manager Oferta pracy: BiNatural - Specjalista ds. marketingu i social media Oferta pracy: OnlyBio Life - Specjalista ds. dokumentacji kosmetycznej i legislacji Oferta pracy: Vis Plantis - Brand Manager Oferta pracy: HAGI: Starszy specjalista-Starsza specjalistka ds. trade marketingu Oferta pracy: Barwa Cosmetics - Specjalista ds. marketingu produktowego Oferta pracy: Barwa Cosmetics - Specjalista ds zarządzania jakością Oferta pracy: Netvest Group - Kierownik ds. marketingu Oferta pracy: Parfums Christian Dior -  Digital Manager EPCD & Export Oferta pracy: Henkel Polska - Senior Group Brand Manager Beauty Care Oferta pracy: Product Manager- Victoria Vynn Oferta pracy: Product Brand Manager - kosmetyki kolorowe Oferta pracy: Technolog produkcji kosmetyków - Pharmacy Lab Oferta pracy: Technolog kosmetyków Oferta pracy: Asystent/ka ds. Sprzedaży i Marketingu - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: Marion - Junior Key Account Manager Oferta pracy: Dax Csmetics - E-commerce Account Manager Oferta pracy: Madonis - Brand Manager Oferta pracy: BasicLab - Product Manager Oferta pracy: Asystent/ka ds. Sprzedaży i Marketingu - akcesoria Oferta pracy: Specjalista ds. Marketingu - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: Cosmo Group - Specjalista ds. Badań i Regulacji Kosmetycznych Oferta pracy: Vis Plantis - Social Media Manager Oferta pracy: Silcare - Marketing Manager Oferta pracy: Pollux - Brand Manager Shiseido Oferta pracy: Specjalista ds. Zakupów - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: Trade Marketing Manager - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: Dr Irena Eris - Junior Brand Manager Oferta pracy: Polski Związek Przemysłu Kosmetycznego - Manager ds. projektów legislacyjnych Oferta pracy: Pierre Fabre Dermo-Cosmetique Polska - Product Manager Oferta pracy: Sarantis - Brand Manager Oferta pracy: Mary Kay - Brand Communication Coordinator Oferta pracy: Veoli Botanica - Specjalista ds. wdrożeń produktów Oferta pracy: L'Oreal Scientific & Regulatory Manager Poland and Baltic HUB Oferta pracy: rekrutacja zewnętrzna - Trade Marketing Manager Oferta pracy: Herbapol Lublin - Kierownik ds. Kluczowych Klientów Branża Kosmetyczna Oferta pracy: 4Mass - Stylistka paznokci w dziale marketingu Oferta pracy: Nesperta - Specjalista ds. Rozwoju Produktu i Opakowań Oferta pracy: Oriflame - Technolog - Kosmetyka Kolorowa Oferta pracy: Miya Cosmetics - Brand Manager Oferta pracy: Dyrektor marketingu - rekrutacja zewnętrzna Oferta pracy: Pelion S.A. - Regulatory Affairs Specialist Oferta pracy: Marion - Brand manager (rynki zagraniczne) Oferta pracy: Phenicoptere - Product Manager Oferta pracy: Specjalista ds. e-commerce - Organique Oferta pracy: Specjalista/Specjalistka ds. contentu i Social Media Oferta pracy: Trade Marketing Manager - Eveline Cosmetis Oferta pracy: Specjalista ds. Regulatory Affairs - Marion Oferta pracy: Brand Manager - BasicLab Oferta pracy: Jago-Pro - Staż w Dziale Badawczo-Wdrożeniowym Oferta pracy: Jago-Pro - Technolog Oferta pracy: Sylveco - Laborant-Mikrobiolog Oferta pracy Sylveco - Specjalista ds. eksportu Oferta pracy: Specjalista ds. dokumentacji technologicznej Oferta pracy: OnlyBio.Life - Brand Manger Oferta pracy: Młodszy specjalista ds. tworzenia treści e-commerce - Cosibella Oferta pracy: Product Development Specialist - be BIO Ewa Chodakowska Oferta pracy: Content Creator TikTok - Nacomi