Legalizacja dokumentów eksportowych - o czym musisz pamiętać?

25.09.2020

Chęć eksportu produktów kosmetycznych wiąże się z koniecznością uzyskania odpowiednich pozwoleń i certyfikacji. Szczególnie angażująca jest legalizacja dokumentów do Chin.

Dlaczego? Chińska Republika Ludowa nie akceptuje bowiem postanowień konwencji haskiej. Co to oznacza dla przedsiębiorcy? O tym poniżej.

Legalizacja dokumentów - od czego zacząć?

Punkt wyjściowy stanowi uzyskanie pieczęci z Ministerstwa Spraw Zagranicznych - dopiero później można skierować się do właściwej ambasady. Niektóre dokumenty zezwalają na ułatwienie tej procedury. Certyfikat pochodzenia (do obrotu prawnego w Egipcie) można uzyskać przez KIG, a to umożliwia skierowanie się bezpośrednio do Ambasady Egiptu. Nie zawsze ten proces jest jednak równie nieskomplikowany.

Apostille czy legalizacja? Czym się różnią?

Apostille jest to proces otrzymania pieczęci na urzędowych dokumentach, które docelowo mają zostać okazane w innym państwie, które zaakceptowało postanowienia konwencji haskiej. W praktyce znaczy to tyle, że dokument posiadający pieczęć "Apostille" można okazać w urzędzie państw, które przystąpiło do konwencji bez konieczności uzyskania kolejnej legalizacji.

Umowa spółki Ltd - tu posługujemy się właśnie pojęciem Apostille.

Łatwo zatem wywnioskować, że legalizacja polega na autoryzowaniu dokumentów na terenie tych krajów, które nie są stroną konwencji haskiej.

Chiny - procedura legalizacji

Każdy dokument, który będzie pokazywany w dowolnym urzędzie na terenie Chin, musi być zaakceptowany przez wydział konsularny Ambasady Chin.

Aby to uzyskać, dokumenty osoby wnioskującej muszą być uprzednio zatwierdzone przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP. Muszą być legalne, a zawarta w nich treść nie może wskazywać na potencjalne zagrożenie interesom publicznym lub państwa.

Nie każdy może też wiedzieć o takich niuansach, jak np. sposób dostarczenia dokumentów. Muszą one bowiem być przypięte tak, aby ich rozdzielenie było niemożliwe.

Ponadto - w każdej chwili urzędnik konsularny ma prawo zażądać dodatkowej dokumentacji związanej z legalizacją.

Legalizacja dokumentu do Chin może przebiec szybko i sprawnie, jeśli w tym procesie będzie pośredniczyć wyspecjalizowana kancelaria.

Jak długo trwa legalizacja dokumentów eksportowych? W jakim języku muszą być dostarczone?

Wszystko zależy od konkretnej ambasady. W niektórych przypadkach legalizacja dokumentów eksportowych może się odbyć nawet w tym samym dniu, w innych - czas oczekiwania wynosi kilka dni lub nawet tygodni. Dlatego w miarę możliwości warto zaplanować ten proces odpowiednio wcześniej.
Przygotowaną dokumentację w języku polskim należy w większości przypadków przetłumaczyć na język kraju docelowego. Co więcej, tłumaczenie i oryginał muszą być zalegalizowane. Każdy kraj ma swoje wymagania i procedury, dlatego warto powierzyć proces legalizacji wyspecjalizowanej w tym zakresie kancelarii.